Eén van de voornaamste redenen waarom mensen evenementen bezoeken is kennis vergaren. Een succesvolle kennisoverdracht is dus essentieel. Maar soms kan net dit uitdagend blijken, vooral wanneer de informatie wordt overgedragen in een andere taal dan de taal die sommige bezoekers op je evenement spreken.Of het nu gaat om het runnen van internationale evenementen of het uitnodigen van buitenlandse sprekers op je evenement; er zullen zich genoeg gelegenheden voordoen waarbij je je moet ontfermen over meervoudige vertolkingen. En omdat meertalige congressen veel ingewikkelder zijn dan eenvoudige evenementen, komen er extra logistieke uitdagingen bij kijken.

Allereerst moet je een budget vaststellen voor tolken, audiotechnici en apparatuur. Ten tweede moet je (indien nodig), nadenken over de installatie van meerdere tolkcabines. Ten derde moet je bepalen welke dynamiek het best werkt voor het voorzien van hoofdtelefoons voor de bezoekers.

Om je te helpen goed om te gaan met deze uitdagingen, hebben we een stappenplan opgezet om je op weg te helpen bij het plannen van een meertalig congres.

Stap 1. Evalueer de voorzieningen op locatie

Als je een meertalig congres plant, is er nog iets waar je rekening mee moet houden bij het zoeken naar de beste congreslocatie: vertolkingsapparatuur. Voordat je een eventlocatie uitkiest, moet je jezelf eerst afvragen of je huur wil betalen voor mobiele cabines, of dat je een ruimte wilt met ingebouwde cabines. Wat is het verschil?

Als de locatie al ingebouwde cabines heeft, hoef je je geen zorgen te maken over het gedoe van het vinden van leveranciers voor simultaanvertolkingen. Je moet er echter wel rekening mee houden hoeveel cabines de locatie heeft (waarbij je er zeker van zijn dat het aantal overeenkomt met het aantal tolken), evenals met hoeveel hoofdtelefoons er zijn. Er moeten immers genoeg zijn voor alle bezoekers die er een nodig zullen hebben. Daarnaast zal de locatie-exploitant waarschijnlijk ook de benodigde audioapparatuur hebben, als deze al beschikt over ingebouwde cabines.

Mobiele cabines, daarentegen, worden een paar dagen voorafgaand aan het evenement gehuurd en geïnstalleerd in de ruimte. In dit geval moet je weten hoeveel cabines je nodig hebt en hoeveel ruimte je nodig hebt om ze te installeren. Je zult dan misschien ook hoofdtelefoons moeten huren.

Stap 2. Maak tijd voor het testen van de apparatuur

Als de locatie die je huurt geen ingebouwde cabines of audioapparatuur heeft, houd er dan rekening mee dat dit geen vlug proces zal zijn. Daarom moet je met de geluidstechnici kijken hoeveel tijd ze nodig hebben om alles te installeren. Daarnaast moet je van tevoren zeker weten dat de geluidssystemen goed werken. Plan één of twee dagen van tevoren een uur in waarop je samen met de geluidstechnici de systemen test.

Stap 3. Instrueer de geluidstechnici en tolken

Je moet niet alleen zeker weten dat de apparatuur werkt, maar ook de geluidstechnici en tolken instrueren hoe alles in zijn werk gaat. Tijdens deze vergadering loop je met iedereen de evenementagenda bij langs en geef je aan hoelang een simultaanvertolking nodig zal zijn. Bespreek alle details en vraag de geluidstechnici en tolken wat ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Stap 4. Faciliteer de taak van de tolken

Jouw werk is niet klaar wanneer de cabines staan en je het geluidsteam instructies hebt gegeven. Als eventprofessional is het ook je verantwoordelijkheid om de werklast van je tolken gemakkelijker te maken. Hoe doe je dat? Allereerst vraag je je internationale sprekers om je hun toespraak toe te sturen. Daarna stuur je de vertalers een paar dagen voorafgaand aan het evenement de presentaties die bij de toespraak van iedere spreker horen, zodat ze de tijd hebben om te vertalen. Tot slot moet je een vriendelijke werkomgeving garanderen. Zorg dat je tolken genoeg waterflessen, goede verlichting en comfortabele stoelen hebben.

Stap 5. Coördineer de apparatuur voor de bezoekers

Bespreek een paar dagen voorafgaand aan het evenement met je team hoe je de bezoekersstroom beheert en wanneer de bezoekers hoofdtelefoons nodig zullen hebben. Er kunnen ook een paar sessies zijn die alleen vertaling nodig hebben. Je moet ook vaststellen wat voor document de gasten moeten achterlaten in ruil voor de apparatuur. Dat kan bijvoorbeeld hun paspoort, rijbewijs of ID zijn. Bedenk vervolgens hoe je een efficiënte ruimte voor de hoofdtelefoons inricht. Zorg dat er genoeg ruimte is zodat een menigte hoofdtelefoons kan pakken.

Conclusie

Het runnen van een meertalig congres zou geen moeilijke taak moeten zijn. Natuurlijk zorgt het voor een paar extra dingen op je to-do-lijst, maar zodra je de geluidslogistiek hebt geautomatiseerd, zou het allemaal prima moeten werken. Allereerst bepaal je wat je nodig hebt, en daarna kijk je naar de voorzieningen van de eventlocatie, om te zien wat er al beschikbaar is. Zorg daarnaast dat je constant contact hebt met zowel de tolken als de geluidstechnici om de simultaanvertolkingsapparatuur voor te bereiden en te testen. Het is ook jouw verantwoordelijkheid om uit te zoeken wat de tolken nodig hebben en om ze een comfortabele werkomgeving te bieden. Tot slot moet je de bezoekersstroom met je team bespreken en uitzoeken hoe iedereen aan hun hoofdtelefoons kan komen zonder voor een opstopping te zorgen.